Wat kun je eigenlijk automatiseren?

Iemand vult een formulier in. Bij de meeste bedrijven wordt dat een mailtje, en daarna begint het werk: overtypen in een lijst, een bevestiging sturen, een afspraak inplannen, en later hopen dat je de opvolging niet vergeet.

• De aanvraag komt rechtstreeks als klantkaart in je systeem
• De klant krijgt direct een bevestiging met wat er nu gebeurt
• Er staat automatisch een taak klaar om binnen een dag terug te bellen
• Blijft die taak staan, dan krijg je een seintje

Dit is bijna altijd de eerste stap, omdat het het meest kost als het misgaat: een gemiste aanvraag is een misgelopen klant.

De offerte staat in Word, de factuur in Excel, en de klantgegevens typ je twee keer over. Dat kan uit één bron.

• Offerte uit je klantsysteem, met jouw huisstijl
• Akkoord van de klant zet de opdracht automatisch door
• Factuur volgt uit de opdracht, zonder overtypen
• Herinnering bij een openstaande factuur gaat vanzelf

• Een chatbot die alleen vragen beantwoordt. Als hij niets kan boeken of vastleggen, is een goede contactpagina sneller en goedkoper.
• Rapportages die niemand leest. Een dashboard bouwen is leuk werk, maar als er geen beslissing aan hangt, is het decoratie.
• Een proces dat je twee keer per jaar doet. De tijd die je erin stopt, haal je er nooit uit.
• Automatiseren voordat je gegevens kloppen. Dan versnel je alleen de rommel. Eerst opruimen, dan koppelen.